Jenis dan Struktur Surat

MAKALAH BAHASA INDONESIA

Jenis dan Struktur Surat

Dosen Pembimbing: Drs. Gunawan Budi Santoso, M. Hum

Disusun oleh :

1.      Dany Widyawati    (P27224013 226)

2.      Deasy Nurshinta     (P27224013 227)

3.      Defi Puspitasari      (P27224013 228)

4.      Deni Wijiastutik      (P27224013 229)

5.      Desi Purnamasari    (P27224013 230)

REGULER A

POLITEKNIK KESEHATAN SURAKARTA

2013

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Dalam kehidupan sehari-hari, kita selalu melihat seseorang menggunakan alat komunikasi untuk dapat berhubungan dengan seseorang yang dikehendakinya. Seiring dengan pertumbuhan ilmu pengetahuan, teknologi, dan informasi  dari tahun ke tahun mengalami peningkatan yang cukup signifikan di lingkungan masyarakat indonesia. Orang-orang dulu tidak secanggih dengan orang-orang di jaman sekarang.

       Apabila kita mengamati  secara detail, ada beberapa perbedaan yang membedakan antara orang-orang jaman dahulu dan jaman sekarang. Salah satu diantaranya dalam perbedaan cara berkomunikasi dengan sesama atau dengan kerabat kita. Dahulu sangat sulit kita berkomunikasi dengan kerabat kita yang jauh disana tetapi jaman sekarang kalaupun kerabat kita sangat jauh, kita masih dapat berkomunikasi dengan mudahnya yaitu kita menggunakan salah satu contoh alat komukasi yaitu telefon genggam, gadget yang satu ini sangat menonjol di jaman sekarang di bandingkan dengan gadget-gadget yang lain .

Coba kita liat di jaman dahulu, orang-orang hanya mengandalkan selembar kertas untuk biasa berkomunikasi dengan kerabatnya yang berada jauh disana yaitu dengan salah diantaranya menggunakan surat menyurat walaupun masih sedikit orang yang mempergunakan surat untuk dapat berkomunikasi dengan para kerabatnya yang jauh disana tetapi surat merupakan suatu alat komunikasi yang ada di jaman dahulu.

B.     Maksud dan Tujuan

 Makalah ini dibuat untuk mengetahui tata cara  pembuatan surat yang baik dan benar dan juga kita dapat membedakan antara surat resmi dan surat tidak resmi, ambil suatu contoh ketika seseorang membuat surat lamaran pekerjaan yang di harapkan pada saat kita membuat surat lamaran  tersebut, kita tidak lagi mengalami kesulitan.

Tujuan seseorang menulis surat adalah sebagai bentuk alat komunikasi yang isinya berupa tulisan, informasi, pesan, pertanyaan atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat tersebut. Di samping sebagai sarana komunikasi, surat juga mempunyai fungsi lain, yaitu sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, ada yang berpendapat bahwa surat merupakan gambaran mentalitas pengirim.

C.    Rumusan masalah

Permasalahan yang akan penulis bahasa dalam makalah ini adalah sebagai berikut:

1.      Bagaimanakah sejarah dan perkembangan surat menyurat ?

2.      Apa saja jenis-jenis surat ?

3.      Bagaimanakah tata cara penulisan surat yang baik dan benar ?

4.      Apa pengertian surat itu ?

5.      Apa saja fungsi dari surat itu ?

6.      Apa maksud dan tujuan dari menulis surat ?

7.      Apa saja jenis-jenis surat itu?

8.      Apa saja syarat surat yang baik itu?

9.      Bagaimana strukturnya?

BAB II

PEMBAHASAN TEORI

A.    Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi antara seseorang dengan seseorang yang di kehendakinya, yang berisi tulisan, pernyataan, suatu kabar, harapan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan dari penulis surat tersebut. Inilah arti surat secara umum atau yang biasanya masyarakat tahu.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat berarti kertas sebagai data keterangan sesuatu yang ditulis. Jadi surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau perusahaan.

Menurut Pusat Pembinaan Dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Menurut Djoko Purwanto, surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun nonbisnis

B.     Fungsi Surat

Surat mempunyai beberapa fungsi, yaitu:

1.      sebagai alat komunikasi antarseseorang

2.      sebagai sarana informasi dari seseorang

3.      sebagai curahan hati dari seseorang

4.      sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian

5.      sebagai alat pengingat karena surat dapat dilihat lagi jika diperlukan

6.      sebagai bukti sejarah

7.      sebagai pedoman kerja dalam melaksanakan tugas

8.      sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

9.      sebagai alat promosi

10.  sebagai bahan untuk mengambil keputusan (misalnya surat penawaran dan surat pelaporan)

C.    Kriteria-Kriteria Yang Terdapat Dalam Surat

Sebuah surat dibuat dan dikirimkan dengan maksud agar si penerima surat memahami maksud si pembuat surat. Oleh karena itu, agar isi surat sesuai dengan kehendak si pengirim atau si pembuat surat, surat harus memenuhi beberapa kriteria sebagai berikut:

1.       Dibuat dalam bentuk yang menarik

2.       Dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti

3.       Menghindari dari kata-kata atau kalimat yang tidak perlu yang dapat membingungkan penerima  

4.       Langsung kepada pokok permasalahan

5.       Menggunakan bahasa yang sopan dan menarik

D.    Ciri-Ciri Surat

1.      Surat merupakan pesan tertulis. E-mail atau electronic mail bisa disebut sebagai surat.

2.      Isi pesan dalam surat berupa informasi atau persuasi.

Secara garis besar pesan dalam surat dibagi menjadi 2 golonganya itu informasi dan persuasi. Pesan disebut sebagai informasi jika isinya adalah menyampikan fakta, dan pesan disebut persuasi jika isinya merupakan ungkapan keinginan atau pikiran penulis kepada pembacanya dengan harapan pembacanya bias berpikir atau bertindak sesuai dengan keinginan.

3.      Surat memiliki bagian yang standar.

Ciri khas surat yang membedakannya dengan pesan tertulis lain adalah bagian-bagian yang membentuknya

4.      Surat memiliki bentuk yang standar.

Faktor  yang membedakan surat dengan jenis pesan tertulis lain bukan hanya isinya, tapi juga bentuk tampilannya. 

5.      Surat memiliki satu pesan inti.

Praktik yang umum dalam korespondensi selalu menganut azas “satu surat satu pesan”. Surat wawancara misalnya, pesanya hanya memberitahukan pembaca agar datang untuk wawancara.

6.      Gaya bahasa surat bisa formal atau informal.

Bahasa formal (baku) adalah bahasa yang digunakan dalam forum resmi seperti rapat resmi, pidato dsb. Kelebihan bahasa formal adalah ketegasan (tidak terkesan ketidakseriusan) dan kejelasan pesan, dan kelemahan adalah tidak ekspresif (sulit menunjukan rasa tidak suka, kecewa dan sebagainya).

E.     Syarat Surat Yang Baik Dan Benar

Syarat surat yang baik sebagai berikut :

1.      Ditulis dengan teknik penyusunan yang benar

a)      bagian-bagian surat diurutkan sesuai dengan jenis surat yang akan dibuat

b)      pengetikan yang benar, jelas, bersih, serta rapi

c)      kertas sesuai dengan ukuran yang baku (kuarto/folio), jenis kertas HVS, warna (putih, kuning, biru muda, dan merah jambu)

d)     penggunaan bentuk surat (style) yang lazim

2.      Isi surat dinyatakan dengan ringkas, jelas, dan eksplisit sehingga penerima surat dapat memahami isinya dengan tepat sehingga penerima dapat memberikan tanggapan yang tepat pula.

3.      Bahasa surat disusun sesuai dengan kaidah yang baku (ejaan, diksi, kalimat dan paragraf), jelas, ringkas, lugas, sopan dan komunikatif.

4.      Faktor pendukung yaitu memahami:

a)    masalah yang akan dikemukakan

b)    peraturan menegnai masalah tersebut

c)    posisi serta bidang penulis surat dan penerima surat

F.     Bentuk-Bentuk Surat

Bentuk-Bentuk Surat merupakan salah satu faktor yang menentukan baik atau kurangnya suatu surat adalah dari bentuk surat itu sendiri. Bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Terdapat beberapa bentuk surat yang ada, yaitu bentuk lurus, bentuk setengah lurus, dan bentuk lekuk.

a)    Bentuk Lurus

Bentuk lurus adalah suatu bentuk surat yang diketik semuanya mulai pasak dari garis pinggir kiri. Selain tempat dan tanggal serta salam penutup, nama perusahaan (kantor), nama dan jabatan yang akan menandatangani diketik mulai dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas

b)   Bentuk Setengah Lurus

Bentuk setengah lurus adalah bentuk surat yang hampir sama dengan bentuk lurus namun  perbedaannya terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alenia baru masuk lima spasi.

c)    Bentuk Lekuk

Bentuk surat ini agak sedikit berbeda dengan bentuk yang lainnya. Pada bentuk surat lekuk tempat dan tanggal, salam penutup serta nama dan jabatan diketik disebelah kanan, sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri, dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru masuk ke dalam lima spasi.

G.    JENIS-JENIS SURAT

Masyarakat sudah mengenal surat dari jaman dahulu sebelum adanya perkembangan teknologi di jaman sekarang yang bisa merubah bentuk surat kertas menjadi surat elektronik atau bisa menjadi canggih dengan menggunakan alat komunikasi. Sebelumnya masyarakat hanya mengetahui surat tanpa tahu surat tersebut termasuk ke dalam surat jenis apa.

Secara umum surat di golongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis, yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat niaga.

1.      Surat Resmi

Surat resmi / surat dinas adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi  maupun organisasi.

Adapun ciri-ciri dari surat resmi ini adalah :

a)      Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

b)      Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

c)      Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

d)     Penggunaan ragam bahasa resmi

e)      Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

f)       Ada aturan format baku

`     Bagian-bagian surat resmi:

a)      Kepala/kop surat, terdiri dari:

1)        nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar

2)        alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

3)        logo instansi/lembaga

b)      Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

c)      Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

d)     Hal, berupa garis besar isi surat

e)      Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

f)       Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

g)      Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

h)      Isi surat:

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan.

i)        Penutup surat

j)        Penutup surat, berisi:

1)    salam penutup

2)    jabatan

3)    tanda tangan

-          nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

k)      11)            tembusan surat, berupa penyertaan atau pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.

2.    Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau surat yang tujuannya hanya untuk seseorang. Surat ini yang di tujukan  antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu tidak menggunakan kop surat, tidak ada nomor surat, salam pembuka dan penutup bervariasi, menggunakan bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si penulis, dan format tulisan surat bebas. Surat ini tidak termasuk surat resmi namun dalam surat pribadi tentunya harus memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak boleh menggunakan bahasa yang semaunya.

Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah:

a.    Surat Keluarga

Surat keluarga adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi atau keluarga. Surat keluarga biasanya dibuat oleh anak kepada orangtuanya karena dalam perantauan (misalnya kuliah atau bekerja di tempat yang jauh), bisa juga surat dari saudara yang satu dengan yang lain dan berlainan tempat.

b.    Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.

Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikan tahap-tahapnya yaitu:

1.    Sumber Informasi

Saat ini sangat banyak informasi lowongan pekerjaan yang dapat diperoleh dengan mudah dari berbagai sumber informasi tinggal bagaimana seorang pencari kerja dapat memanfaatkan berbagai sumber yang ada.

Sumber informasi lowongan pekerjaan tersebut di antaranya dari :

a)    Iklan Surat Kabar, Radio, Televisi atau Internet

b)   Pengumuman yang berasal dari kantor/perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja

c)    Pengumuman dari DEPNAKER

d)   Pegawai kantor atau perusahaan, dan sebagainya

2.      Pedoman Penulisan Surat Lamaran

a)        Surat lamaran dapat ditulis tangan oleh pelamar dengan kertas folio bergaris tetapi tidak boleh pada halaman bolak balik atau diketik dengan kualitas kertas yang baik (HVS minimal 60 gram) dengan jarak baris 1,5 spasi. Pada bagian tanda tangan surat lamaran seringkali suatu kantor khususnya kantor pemerintah menghendaki perlunya dibubuhi materai.

b)        Isi surat lamaran terdiri dari :

1)        Tempat dan tanggal surat

2)        Alamat surat

3)        Perihal

4)        Salam pembuka

5)        Kalimat pembuka

6)        Data pribadi

7)        Data lampiran

8)        Kalimat penutup

9)        Kata penutup

10)    Tanda tangan dan nama jelas

11)    Materai jika diminta

c)      Lampiran Surat Lamaran

Lampiran surat lamaran disesuaikan dengan permintaan dari sumber informasi dan penyusunannya diurutkan kecuali untuk pas foto dan foto copy bisa diletakkan di atas susunan lamaran, bisa juga pelamar menambahkan persyaratan lain yang sifatnya melengkapi syarat yang sudah ada agar lebih bisa menjadi bahan pertimbangan. Apabila sumber informasi lowongan kerja tidak mencantumkan/meminta syarat secara lengkap biasanya pelamar melengkapi surat lamarannya dengan melampirkan:

1)      Daftar Riwayat Hidup

2)      Foto Copy Ijasah

3)      Foto Copy KTP dan

4)      Pas foto

d)     Proses Pengajuan

Apabila surat lamaran sudah dibuat dan semua lampiran sudah siap maka langkah selanjutnya adalah dikemas atau dimasukkan ke dalam map atau amplop dan di halaman muka ditulis alamat kantor atau perusahaan yang dituju dan perihalnya.

Selanjutnya lamaran siap dikirim atau diserahkan dan yang perlu diperhatikan adalah waktu pengiriman atau penyerahan lamaran jangan sampai melewati batas waktu penerimaan lamaran.

c.    Surat Perijinan

Surat Perijinan adalah surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut permohonan ijin kepada pihak tertentu untuk mendapatkan ijin yang dimaksudkan.

Selain surat bersifat pribadi kepada instansi atau kantor tempat kerja seseorang, surat ijin jugadiperlukan untuk mendapatkan ijin dari pihak pihak tertentu apabila seseorang atau sebuah keluarga inginmengadakan suatu kegiatan atau keramaian di masyarakat hal ini dimaksudkan agar jika terjadi sesuatu halyang tidak diinginkan pihak tersebut bisa ikut bertanggung jawab.

Contoh :

1)      Surat ijin untuk tidak masuk kerja / sekolah

2)      Surat ijin untuk mengadakan keramaian / hajatan kepada RT atau Lurah 

3.    Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti usaha industri, bisnis, dan usaha jasa. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik dan benar. Ada beberapa macam yang termasuk ke dalam surat niaga, yaitu surat jual beli, kuitansi dan perdagangan. Surat niaga juga format tulisannya hampir sama dengan surat resmi.

Macam-macam surat niaga :

a.       surat kuasa

b.      surat penawaran                      

c.       surat pengaduan

d.      surat pesanan

e.       surat pengiriman

f.       surat pembayaran barang

g.      surat penagihan, dan sebagainya.

Dalam jual beli barang-barang berharga, kita membutuhkan surat sebagai bukti bahwa kita telah membeli barang tertentu. Surat itu berupa kuitansi dan surat perjanjian jual beli.

Isi surat perjanjian jual beli harus disepakati bersama antara yang membeli dan yang menjual barang. Pada waktu menuangkan isi perjanjian ke dalam bentuk pasal-pasal, setiap pihak tidak merasa ditekan atau dipaksa oleh pihak lain. Jadi, surat perjanjian harus dibuat dengan jalan musyawarah untuk menanggulangi terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan.

Pada dasarnya terdapat dua macam surat perjanjian:

a.     Surat perjanjian autentik, yaitu surat perjanjian yang dibuat dan disahkan oleh pejabat pemerintah, seperti lurah atau kepala desa, camat, atau notaris. Surat perjanjian ini mempunyai kekuatan hukum.

b.     Surat perjanjian yang tidak autentik, yaitu surat perjanjian yang dibuat tanpa disahkan oleh pejabat pemerintah. Surat perjanjian ini tidak mempunyai kekuatan hukum.

Surat perjanjian jual beli harus memperhatikan hal-hal berikut ini :

a)    Unsur-unsur akta jual beli  :

1)      identitas pihak-pihak yang melakukan jual beli

2)      barang yang dijualbelikan

3)      isi kesepakatan jual beli

4)      kewajiban pihak-pihak yang melakukan jual beli

5)      sanksi terhadap kemungkinan pelanggaran jual beli

6)      ketentuan hukum yang berlaku terhadap jual beli tersebut secara umum

b)   Struktur akta jual beli

1)      judul naskah perjanjian

2)      penjelasan kedua pihak

3)      pasal-pasal uraian

4)      tanda kedua pihak

5)      saksi-saksi / pengesahan

Contoh surat niaga :

1.      Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang untuk melimpahkan dan memberikan kewenangan kepada orang lain. Misalnya surat kuasa untuk mengambil uang, surat kuasa untuk menggantikan pimpinan dalam melaksanakan tugas dan lain-lain.

a. Ciri-ciri Surat Kuasa

1)      Berisi pelimpahan kewenangan.

2)      Tertulis identitas pemberi kuasa dan penerima kuasa.

3)      Bahasa resmi.

4)      Ada ketentuan masa berlakunya surat kuasa.

b. Struktur Surat Kuasa

1)      Kepala Surat (jika dibuat oleh instansi).

2)      Kata Surat Kuasa.

3)      Nomor surat (jika dibuat oleh instansi).

4)      Identitas pemberi kuasa dan yang diberi kuasa.

5)      Isi.

6)      Tempat, tanggal pembuatan surat kuasa.

7)      Tanda tangan dan nama terang pemberian penerima kuasa.

8)      Pengesahan dari instansi terkait.

c. Contoh surat kuasa

Surat kuasa dibuat oleh seseorang untuk melimpahkan dan memberikan kewenangan kepada orang lain.

Perhatikan contoh surat kuasa berikut !

PT  CITRA RIA

Jl. Magelang Km 5, Jogjakarta, Telp. 5123465

SURAT KUASA

Nomor : 46/SK/09/01

Yang bertanda tangan di bawah ini Direktur Utama PT Citra Ria

nama          :     Arif Rahman,

alamat        :     Jl. Kaliurang Km. 17 Jogjakarta,

dengan ini memberi kuasa kepada

nama          :     Bambang Edi Hendarto,

pekerjaan   :     Kepala Personalia PT Citra Ria,

alamat        :     Perum Griya Permai 5, Jogjakarta,

Untuk menjalankan tugas-tugas dan kewenangan harian Direktur Utama selama pemberi  kuasa berada di Jerman terhitung mulai 25 September 2001 sampai dengan tanggal 20 Desember 2001.

Surat kuasa ini berlaku mulai tanggal 25 September 2001 sampai tanggal 20 Desember 2001.

20 September 2001

Yang menerima kuasa,                                                             Yang memberi kuasa,

Bambang Hendarto                                                                              Arif Rahman

BAB III

KESIMPULAN

Pada bagian ini merupakan kesimpulan dari apa yang telah kita bahas di atas. Surat adalah alat komunikasi antara seseorang dengan seseorang yang di kehendakinya, yang berisi tulisan, pernyataan, suatu kabar, harapan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan dari penulis surat tersebut. Jadi surat juga masih penting untuk kita gunakan sebab dari semua arti, fungsi, dan lain-lain jelas surat masih dapat kita gunakan di zaman sekarang walaupun di zaman sekarang sudah bukan lagi zamannya surat-menyurat, kita bisa mempergunakan alat komunikasi yang ada agar tidak terlalu memakan waktu banyak meskipun surat sudah bukan lagi barang yang penting di jaman sekarang, apa salahnya kita bisa membudayakan alat komunikasi yang ada pada jaman dahulu agar tidak punah pada masa sekarang.